Marketing pessoal | 12 erros que matam qualquer apresentação

quarta-feira, fevereiro 27, 2013 Jony Lan 0 Comments

Confira os principais deslizes nas apresentações e veja também as dicas de uma especialista no assunto para não cometê-los mais.

Saber fazer boas apresentações é uma habilidade obrigatória para a ascensão de carreira da maioria dos profissionais. Por isso mesmo este quesito tira o sono de muita gente que, só de pensar em ser o centro das atenções de uma plateia, já começa a suar frio.

O nervosismo atrapalha, mas não é o único calcanhar de Aquiles nas apresentações. Confira os 12 principais erros cometidos nessa hora, de acordo com Joyce Baena, sócia e diretora da La Gracia, escola que oferece cursos sobre o tema:

1 Falta de roteiro

É o principal deslize, segundo Joyce. “Muitas vezes os executivos começam a fazer uma apresentação abrindo o Power Point e começando a digitar e esquecem que existe uma palavra chamada roteiro”, diz a especialista em apresentações.

O resultado de quem peca pela falta de roteiro é uma reunião de slides sem conexão, e, na maioria das vezes, faltando partes essenciais. “Isso leva à falta de compreensão, o público não entende”, diz Joyce.

Dica: Lance mão das técnicas de roteirização. “Você apresenta um cenário ou um conflito, resolve esse conflito, constrói a sua argumentação em cima disso e finaliza. Esse ‘fatiamento’ da informação é fundamental”, sugere Joyce.

2 Início “morno”

O começo de uma apresentação faz toda a diferença. Mas nem todo mundo se preocupa em captar “logo de cara” a atenção da plateia. “As pessoas geralmente começam agradecendo, dizendo quem são elas e já entram no assunto da apresentação”, diz Joyce.

Dica: “Pense em um roteiro de cinema, as primeiras cenas geralmente têm o objetivo de captar a atenção do espectador”, recomenda Joyce. Escolha uma frase de destaque. Tente - por meio da sua fala - deixar o público curioso e conquiste a atenção da sua plateia no começo da apresentação.

3 Ausência de imagens ou escolha sem critério

“As pessoas pouco usam imagens e quando as utilizam ainda é de maneira tímida”, diz Joyce. Ela conta também que é comum apresentações trazerem imagens esticadas ou sem redução proporcional.

Além disso, a escolha sem critério também é apontada como erro frequente. “As pessoas usam imagens que não têm nada a ver com o que está sendo dito”, diz Joyce.

Dica: A imagem deve estar presente na apresentação, mas tem que ter a sua “razão” de existir. A imagem pode ser linda, mas se ela não dialoga com o texto da sua apresentação deve ficar de fora.

“Tudo na apresentação tem que ter uma função”, explica Joyce. Lembre-se de que o próprio Power Point tem recursos para aumentar ou reduzir imagens. Atente também à proporção dos objetos na vida real antes de colocá-los um ao lado do outro no slide.

4 Texto “bengala”

Qual a função de um slide de Power Point usado em uma apresentação? Se você acha que o é apontar e relembrá-lo do que você precisa dizer, errou. “As pessoas pensam nos slides como uma ‘bengala’ para elas se lembrarem do que precisam dizer”, diz Joyce.

Ao colocar um monte de texto na tela, o apresentador acaba ficando sem função, uma vez que o público vai prestar atenção ao texto e não em sua fala. “Ninguém consegue ler e ouvir ao mesmo tempo”, lembra Joyce.

Dica: O texto do slide tem a função de facilitar o entendimento do público a respeito do que está sendo abordado durante a apresentação. Se você tem receio de esquecer o que vai falar, mantenha fichas com o texto do que você vai apresentar, ao invés de jogar tudo no slide.

5 Siglas ininteligíveis

Presentes no dia a dia de muitos profissionais, principalmente do mercado financeiro e de área de tecnologia, a siglas fazem todo o sentido quando a apresentação é interna, para colegas já envolvidos no trabalho. No entanto, se o público é leigo no assunto, as siglas podem não ser compreendidas.

“O que é óbvio para você não é óbvio para os outros. Quando o público recebe uma informação que não entende, perde a compreensão e não sabe mais onde encaixar o resto do conteúdo transmitido”, diz Joyce.

Dica: Ao lidar com termos técnicos seja didático para facilitar a compreensão do público e evitar a perda de atenção.

6 Expressão oral comprometida

Elaborar slides impecáveis no Power Point não basta. É preciso saber como transmitir o conteúdo para o público. E, nesse momento, quem não sabe se expressar bem pode estragar tudo.

Falar devagar ou rápido demais, não saber o que fazer com as mãos, manter sempre a mesma entonação da voz e não olhar para as pessoas são os erros mais frequentes, de acordo com Joyce.“O medo de falar em público é tão grande que as pessoas não procuram um curso de expressão oral para encarar o receio”, diz Joyce.

Dica: Aposte em mudanças de entonação e ao ritmo da voz para não deixar a apresentação monótona. Atente à velocidade da fala. Se a sua fala é lenta o público terá sono e se for rápida demais vai atrapalhar o entendimento do público.

Há cursos e livros especializados na arte de se comunicar. Praticar, segundo Reinaldo Polito, especialista em oratória, é uma das maneiras de driblar o pavor de falar em público. Aproveite todas as oportunidades que você tiver para treinar e certifique-se de que você tem domínio sobre o assunto a respeito do qual você vai falar.

7 Tamanho da fonte do texto

Apertar os olhos para tentar enxergar o texto de uma apresentação deixa qualquer um irritado e as chances de ele deixar de prestar atenção são grandes. “As pessoas usam fonte 12 e ninguém consegue ler”, diz Joyce.

Dica: A especialista recomenda que o texto tenha fonte maior, tamanho 28. Assim, mesmo quem estiver no fundo da sala vai enxergar o que está escrito no slide.

8 Não fazer nada para manter a atenção do público

O renomado biólogo molecular John Medina diz que o cérebro humano perde a atenção de 10 em 10 minutos. Por isso, curta ou longa, a apresentação precisa contar com “ativadores” da atenção do público. “Pouca gente se preocupa com isso”, diz Joyce.

Dica: Traga uma inovação, fale uma frase com mais ênfase para captar a atenção. “A cada 5 ou 10 minutos lance algum ‘ativador’ para as pessoas acordarem”, recomenda Joyce.

9 Não aceitar ou não perceber a conexão com o público

Conforme explica Joyce, o objetivo principal de uma apresentação é criar uma conexão com o público para inspirá-lo a respeito do tema abordado. “Se não há essa conexão, o apresentador não vai atingir resultado”, diz a sócia e diretora da La Gracia.

Em relação a este aspecto, o erro cometido é considerar a interação do público uma interferência. “Muitas vezes a pessoa está tão focada nela mesma que não percebe ou não deixa que haja uma troca com o público”, diz Joyce. Então, muitas vezes, o apresentador faz uma pergunta à plateia, mas não a deixa responder.

Dica: Ao perceber o interesse do público em responder alguma pergunta ou em interagir em algum sentido, tente dar espaço. “Se você tentou criar uma conexão por meio da pergunta e o público responder, vá na onda”, recomenda a especialista, alertando, no entanto, que não é fácil. “Mas quando há a interação, você sai ganhando, quem consegue criar conexão é muito mais aplaudido”, diz Joyce.

10 Contraste

Há sempre uma informação que seja mais relevante e mereça destaque. “Muitas vezes as pessoas dão o mesmo peso às informações e o que é mais importante não é destacado”, diz Joyce.

O contrário também vale como erro. “Encher de imagens o slide e colocar cores fortes em tudo para chamar a atenção deixa tudo gritante e não destaca nada”, explica a especialista.

Dica: apenas as informações mais importantes devem ser destacadas. Use alguma forma de contraste para chamar a atenção para os dados mais relevantes.

11 Não deixar espaço em branco

Na ânsia de reunir o maior número de informações sobre o tema da apresentação, muita gente esquece a importância de um visual clean. “Parece que as pessoas acham que vão perder dinheiro ao deixar um espaço em branco no slide e o visual acaba ficando pesado”, diz Joyce.

Dica: Além de ser um respiro para o público, o espaço em branco no slide tem uma função importante, de acordo com a especialista. “Ajuda a direcionar o olhar do público para aquilo que merece destaque e isso faz toda a diferença”, explica. Uma apresentação com um design mais “limpo” e leve é muito mais elegante.

12 Nenhuma ou pouca análise

Reunir um sem número de informações e organizá-las no Power Point sem fazer qualquer tipo de análise é um erro grave e que mata o sentido da apresentação. “As pessoas pensam que a apresentação é feita só de dados, mas nós já somos inundados por informações o dia inteiro então as informações precisam ser novas, além de fazer sentido”, diz Joyce.

Dica: antes de fazer a apresentação reúna as informações e faça uma interpretação delas. “Sem análise a apresentação fica crua”, lembra Joyce.